Prenotare un hotel: come, dove e quando
Parliamo di come prenotare un hotel o più in generale della ricerca/prenotazione di alloggi, sia per le vacanze che per i viaggi di lavoro. Gestisco un hotel e viaggio in solitaria in modo indipendente e questo è un tema quotidiano nella mia vita; un argomento che ho studiato e sul quale mi aggiorno costantemente. Forse è per tutti questi motivi che spesso leggendo commenti correlati sui social network mi irrito…
La questione principale, in quanto viaggiatrice indipendente che si occupa di prenotazioni alberghiere, è se sono disposta a sacrificare la spontaneità per il confort di sapere dove dormirò ogni notte durante i miei viaggi on the road, sapendo esattamente quanto spenderò e quali servizi avrò a mia disposizione.
Pianificare viaggi fai da te in anticipo mi consente di analizzare il budget e ho quindi imparato a prenotare in anticipo quando voglio soggiornare in un hotel alla moda, uno con ottimo rapporto qualità-prezzo o una sistemazione molto speciale come il ranch a Tombstone o la splendida estancia a Cafayate. Quindi, quando voglio essere certa di aggiudicarmi la mia prima scelta, prenoto diverse settimane o anche mesi in anticipo. Stessa cosa per i viaggi in alta stagione, durante le feste nazionali e durante i grandi festival, ma anche quando visito città particolarmente turistiche come Londra o Parigi o New York: prenoto non appena fisso le date del soggiorno.
Ad esempio, durante il mio ultimo viaggio attraverso gli Stati Uniti ho prenotato con largo anticipo gli ostelli prescelti a New York e New Orleans (Mardi Gras oblige) e il summenzionato ranch in Arizona, ma ho deciso tutto il resto tappa dopo tappa.
Invecchiando, amo sempre il sentimento di libertà, ma non voglio arrivare a destinazione senza una stanza … voglio trovare posti che corrispondono al mio budget e alle mie priorità e quindi cerco su TripAdvisor un giorno o due prima o talvolta anche al mattino presto il giorno dell’arrivo, ma quest’ultima opzione funziona solo quando c’è poca richiesta di camere.
Inoltre, per viaggiare in economia, pianificare in anticipo è un’ottima strategia, che consente di godere appieno del viaggio.
Come trovare la sistemazione perfetta
Non importa come, quando e perché viaggi, a meno che tu non abbia già scelto l’alloggio perfetto per te leggendo una guida o guardando un documentario, ti consiglio di iniziare col chiedere ad amici e parenti che hanno già visitato la meta che hai in programma. Il passa parola fidato è sempre il meglio!
Alla ricerca di un hotel online
Munisciti di una guida che condivida una filosofia di viaggio simile alla tua, tenendo presente che la maggior parte degli editori è solito inviare un modulo ai gestori di hotel affinché lo compilino di loro pugno e paghino una quota annuale per essere consigliati sulla guida … questo è il motivo per cui le tendenze di ricerca si sono spostate verso i consigli di altri viaggiatori, su siti come TripAdvisor.
Lo uso sempre, non per cibo e bevande, perché il gusto italiano in materia è abbastanza diverso da quello delle altre culture… inoltre, salto le recensioni di famiglie preferendo quelle “business” e di coppie, che corrispondono maggiormente ai miei bisogni. Salto anche le recensioni scritte da chi ne ha pubblicata solo una, perché l’esperienza mi ha insegnato che tendono a essere estreme, in bene e in male, e quindi per me inaffidabili.
Una volta selezionato l’alloggio che corrisponde al mio budget e ai servizi che cerco, comincio a controllare il loro sito web, cliccando sul link diretto nel loro profilo TA.
In teoria Trivago dovrebbe fornire lo stesso servizio, ma in realtà mostra le tariffe dirette e l’opzione di prenotazione solo quando l’hotel si iscrive al loro servizio, piuttosto oneroso. Quasi sempre quindi vengono visualizzate le tariffe presenti su Booking, Expedia o altri sistemi di prenotazione. A proposito, Booking e Agoda sono gestiti dalla stessa compagnia, PriceLine, stessa cosa per Expedia e Hotels … Inoltre, tieni presente che prenotare una stanza su uno di questi siti implica una commissione (15-18-20-23%), che gli hotel calcolano nelle tariffe proposte… per questo motivo la maggior parte degli hotel offre le migliori offerte agli ospiti che prenotano direttamente.
In ogni caso, tieni sempre conto anche della posizione geografica della struttura prima di finalizzare qualsiasi prenotazione. Non importa dove tu vada, che si tratti di una grande città o di una destinazione rurale, la posizione dell’hotel contribuisce a plasmare la tua esperienza.
Alla ricerca di un alloggio in loco
Quando si viaggia senza un piano definito e nessuna connessione internet disponibile per cercare alloggi online, magari facendo colazione in un bar del posto, vale la pena girare un po’ per scovare la tariffa / struttura ideale. Ad ogni modo, chiedi sempre di vedere la stanza prima di confermare e tendere i tuoi documenti all’addetto alla reception: solitamente farà del suo meglio per aggiudicarsi la prenotazione…
Potresti anche volerti fidare dei “bagarini” degli hotel alle fermate di treni, autobus o anche agli arrivi negli aeroporti. Io non li apprezzo particolarmente e li evito da sempre, ma non siamo tutti uguali 🙂
Altra opzione, sempre agli arrivi, ci sono i servizi di prenotazione alberghiera, spesso associati agli uffici turistici. Solitamente le loro liste di hotel non sono per nulla selettive, quindi dovrai filtrare i suggerimenti ricevuti, ma in certe città del sud-est asiatico o nel nord Europa possono proporre camere veramente molto scontate, soprattutto in business hotel.
Puoi anche chiedere aiuto/consiglio nell’hotel presso il quale ti trovi, sia che tu stia cercando alloggio nella sua città per eventuali notti extra, che per organizzare la tappa seguente. Ci sono anche hotel che collaborano tra di loro scambiandosi informazioni circa disponibilità e tariffe last minute… a Levanto lo facciamo e questo ci consente di assistere al meglio i nostri ospiti.
Come prenotare un hotel
Lo so, questo sottotitolo sembra sciocco e inutile, ma credimi, come manager di un hotel posso davvero dire che molti viaggiatori non sanno come gestire le prenotazioni alberghiere!
Primo suggerimento: prenota la tua camera attraverso il sito web dell’hotel. Molti di loro adesso dispongono di sistemi di prenotazione – detti booking engine – che funzionano come quelli di Booking(.)com, ma richiedono meno passaggi in quanto non è necessario creare un account per procedere. Alcuni siti web di hotel hanno ancora un modulo di richiesta di prenotazione incorporato e io di solito li salto, essendo pigra e piuttosto impaziente, ma ancora una volta si tratta di me e non di tendenze universali.
Puoi decidere se prenotare online, compilare il modulo o, per richieste complicate, anche inviare un’email o chiamare. Nell’ultimo caso magari però evita il turno di notte e cerca di telefonare tra le 8 e le 20, di modo da ottenere una risposta chiara e rapida al primo colpo, che non sempre il portiere di notte è in grado di fornire.
In ogni caso, per le migliori tariffe e le effettive disponibilità, utilizzare sempre il sito ufficiale dell’hotel e non il sito di un’agenzia di prenotazioni. Gestendo il mio hotel do a questi portali un massimo di due camere per notte (ho 14 camere in hotel) e sia le tariffe che le condizioni di cancellazione sono più convenienti sul mio sito (15/25 € in meno a notte, offerte dedicate e 3/5 giorni in meno per le cancellazioni gratuite). Le grandi catene alberghiere potrebbero offrire la stessa tariffa / condizioni, ma gli hotel più piccoli stanno migliorando molto la loro gestione e tendono a riservare le offerte speciali a chi chiama/scrive direttamente.
I grandi siti di prenotazione alberghiera possono però fornire una grande quantità di informazioni sui tipi di hotel disponibili e sulla gamma di prezzi, ma ciò che non troverai facilmente su questi siti sono i link ai singoli hotel per un rapido confronto. Quindi, una volta identificata un’opzione promettente, cerca su Google: avrai informazioni e assistenza più completa e potresti risparmiare un po’.
Cose che devi chiarire al momento della prenotazione
- il numero e il tipo di camera di cui hai bisogno
- la tua data di arrivo
- la tua data di partenza
- preferenze di pagamento (prenotazione prepagata non rimborsabile per ottenere un prezzo più conveniente, deposito PayPal ecc.)
- eventuali esigenze particolari (letti singoli o letto matrimoniale o doppia uso singola, culla, età dei bambini, eventuale animale domestico, posto auto, allergie alimentari e così via)
- orario di arrivo se sai già che il check-in sarà tardivo
Dettagli da sapere al momento della prenotazione
Quando prenoti via mail o per telefono, la maggior parte dei posti richiede un numero di carta di credito con data di scadenza per bloccare la tua camera. Quando mi viene chiesto lo invio tranquillamente tramite e-mail o anche tramite WhatsApp, ma se ti senti più sicuro, puoi telefonare o dividere le informazioni in due messaggi distinti.
Tieni presente che le norme di cancellazione sono solitamente rigide: leggi/chiedi sempre le indicazioni relative prima di prenotare. Se annulli con poco preavviso potresti perdere l’acconto se ne hai versato uno o potrebbero addebitarti una notte o anche l’intero soggiorno. Io lo faccio quando la stanza viene cancellata nei 3/5 giorni prima (varia in base alla stagionalità), ma propongo anche sempre di riportare il soggiorno se il cliente può.
Consigli extra prima e dopo aver prenotato un hotel
- Conoscere le normative locali: le norme per l’attribuzione delle stelle sono ad esempio diverse da paese a paese e in Italia anche da regione a regione. Questo è il motivo per cui le tariffe sono stabilite in base ai servizi e alla località e non alle stelle!
- Gli hotel d’affari possono essere alla disperata ricerca di clienti durante l’estate e durante il resto dell’anno nei fine settimana, quando i clienti business sono in ferie.
- Disponibilità, tariffe e politiche di cancellazione sui vari Booking o Expedia sono stabilite direttamente dal direttore dell’hotel e quando si verifica un problema e si telefona alla loro assistenza clienti, in realtà chiamano l’hotel per opzioni alternative e soluzioni. Salta queste intermediazioni per un miglior trattamento finale …
- Evita gli hotel che impongono la mezza pensione, spesso pensata per arrotondare. Un conto è averla come opzione, un conto è esservi costretti… io preferisco sempre comunque la libertà di esplorare e assaporare.
- La prima colazione è spesso inclusa nella tariffa della camera, ma in alcuni paesi è un’opzione assai costosa. In questi casi, prova a chiedere se sia un extra obbligatorio o se possono dedurre il costo dal prezzo del soggiorno.
- Invia sempre un’email per riconfermare la prenotazione dell’hotel con qualche giorno di anticipo. Questo dà sia a te sia all’albergatore il tempo di reagire nella malaugurata eventualità di un intoppo (vedi overbooking).
Vuoi aggiungere altri consigli o sconsigli? Qual è la tua esperienza e strategia al momento di prenotare un hotel?
